Il tempo è più prezioso del denaro. Puoi fare più denaro, ma non puoi avere più tempo.
Jim Rohn
Riserva del tempo in agenda per fare 𝗼𝗴𝗴𝗶 quello che farà una grande differenza per 𝗱𝗼𝗺𝗮𝗻𝗶.
Conosci il 𝗽𝗿𝗶𝗻𝗰𝗶𝗽𝗶𝗼 𝗱𝗶 𝗣𝗮𝗿𝗸𝗶𝗻𝘀𝗼𝗻?
Il principio di Parkinson afferma che il lavoro si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione. Se hai tre ore per preparare una presentazione, quello è quanto ci metterai.
Se non riservi in agenda del tempo dedicato alle attività strategiche come la formazione, la ricerca e sviluppo, il marketing e tutte quelle attività che renderanno la tua attività più forte, il lavoro operativo che hai si espanderà. E consumerà tutto il tempo che hai a disposizione! In più non avrai lavorato sulle attività che renderanno la tua azienda più forte. A fine giornata ti sentirai stanco di attività che non sono state svolte…
Non essere oggetto del tuo tempo!
Cosa dobbiamo fare quando ci sentiamo sopraffatti dalle attività da gestire?
Compilare una lista di attività aperte
La nostra mente opera come un computer. Quando abbiamo tanti progetti incompleti o a metà è come se avessimo tante finestre aperte sul nostro pc: 𝗹’𝗲𝗳𝗳𝗶𝗰𝗶𝗲𝗻𝘇𝗮 𝗰𝗮𝗹𝗮 𝗲 𝘁𝘂𝘁𝘁𝗼 𝗶𝗹 𝗹𝗮𝘃𝗼𝗿𝗼 𝗱𝗶𝘃𝗲𝗻𝘁𝗮 𝗽𝗶𝘂̀ 𝗹𝗲𝗻𝘁𝗼, anche la gestione del tempo.
Un rimedio è quello di compilare una lista completa di tutti i progetti aperti che abbiamo in questo momento. Semplicemente scrivendola su un foglio di carta assicurandoci di scendere nello specifico. Non scriviamo, dunque, “recuperare i crediti” ma “Marco Rossi 2000 euro; Antonio Bianchi 2356 euro…”.
Essere specifici permetterà di 𝗰𝗵𝗶𝘂𝗱𝗲𝗿𝗲 𝗹𝗲 𝗮𝘁𝘁𝗶𝘃𝗶𝘁𝗮̀ 𝗲 𝗿𝗲𝗰𝘂𝗽𝗲𝗿𝗮𝗿𝗲 𝗲𝗻𝗲𝗿𝗴𝗶𝗮.
Aggiorniamo la lista una volta alla settimana o ogni quindici giorni e ogni tanto depenniamone qualcuno.
Fallo subito!
Se un’attività richiede meno di cinque minuti falla subito e non rimandarla! E’ molto più economico dal punto di vista del tempo che non segnarsela in agenda, cominciarla e poi interromperla.
Se fai un colloquio con una persona e rimanete d’accordo che le manderai una breve relazione scritta, fallo non appena esci dall’incontro. Sarai più fresco e ti ricorderai tutti i dettagli.
Se non lo fai subito, quello che in origine era un progetto di cinque minuti, potrebbe allungarsi fino a consumarne trenta.
Non bruciare tempo prezioso per la tua giornata… fallo subito!
Qual è il giusto tempo da dedicare alle attività?
Il tempo non è infinito. Devi imparare a dedicare oggi tempo a quelle attività che faranno un enorme differenza per il tuo successo domani.
Se hai una piccola impresa o un’attività professionale 25-30% del tuo tempo ogni settimana dovrebbe essere dedicato a queste attività:
- Ricerca e sviluppo e innovazione
- Formazione del personale
- Motivazione del personale
- Marketing
- Pianificazione, Coordinazione
- Nuove alleanze
- Gestione finanziaria
E in generale a tutte quelle attività che renderanno la tua azienda più forte. E non dimenticarti della tua famiglia!
Se la tua azienda è strutturata, il tempo che devi dedicare a queste attività sale al 50%.
Se sei un commerciale o un agente di commercio almeno 25-30% del tuo tempo dovrebbe essere dedicato a fare marketing o sviluppo di nuovi clienti.
Ogni attività richiede la giusta programmazione.
Ogni programmazione dipende dalla propria figura.
Il tempo e la delega… ci avevi mai pensato?
Se sei bravo la tua attività cresce e tanta più gente vuole avere a che fare con te. Non si può evitare. Allora 𝗱𝗲𝘃𝗶 𝗱𝗶𝘃𝗲𝗻𝘁𝗮𝗿𝗲 𝗯𝗿𝗮𝘃𝗼 𝗮 𝗱𝗲𝗹𝗲𝗴𝗮𝗿𝗲. Scegli le persone giuste, dai loro un mansionario che spieghi per filo e per segno come si svolge quel lavoro, in quel modo non dovranno sempre venire a disturbarti. Cerca di avere incontri settimanali regolari con il delegato dove spieghi il lavoro e preparate assieme un piano per i giorni successivi.
Se dopo due mesi non sei soddisfatto della persona e ti trovi a dover sempre rispiegare o programmare con lei il lavoro o, peggio, ti ritornano un sacco di cose da gestire, hai scelto la persona sbagliata e devi ricominciare da capo con una persona migliore.
In questo caso non abbatterti: tutti noi ci mettiamo uno o due errori prima di trovare la persona giusta.
Qualsiasi training per imparare a riconoscere le persone giuste si rivela un ottimo investimento dal punto di vista del tempo.
Organizza oggi, raccogli domani.
Per quanto possa essere una forte tentazione, 𝗻𝗼𝗻 𝘀𝘃𝗼𝗹𝗴𝗲𝗿𝗲 𝘁𝘂 𝗶𝗹 𝗹𝗮𝘃𝗼𝗿𝗼 𝗱𝗲𝗶 𝘁𝘂𝗼𝗶 𝗰𝗼𝗹𝗹𝗮𝗯𝗼𝗿𝗮𝘁𝗼𝗿𝗶 a meno che non si tratti di una vera e propria urgenza.
Quindi dirigi le mail che ricevi che riguardano i tuoi collaboratori alla persona corretta. Se vieni chiamato al telefono spiega che ne parlerai con Tizio che è l’individuo che si occupa di quella cosa.
Ti devi riappropriare del lavoro che hai delegato ai tuoi collaboratori solamente quando ti rendi conto che loro non ce la faranno a gestire quella funzione.
Non aumentare la tua mole di lavoro togliendo funzioni ad altre persone.
Con quali attività devo iniziare la giornata?
La maggior parte di noi aspetta di aver completato tutti i compiti di routine – tipo aver risposto a tutte le mail, aver ritornato tutte le telefonate, aver fatto tutte le note spese e le relazioni – prima di dedicarsi alle attività che creeranno un grande impatto per il futuro.
Se operi in questo modo tali attività di routine si espanderanno (vedi la Legge di Parkinson) ed occuperanno tutto il tempo impedendoti così di dedicarti a costruire il futuro.
Un classico caso dove il tuo senso di responsabilità ti uccide condannandoti a rimanere nel presente o, peggio ancora, nel passato.
𝗦𝘁𝗮𝗯𝗶𝗹𝗶𝘀𝗰𝗶 𝗶𝗻 𝗮𝗻𝘁𝗶𝗰𝗶𝗽𝗼 𝗱𝗲𝗹 𝘁𝗲𝗺𝗽𝗼 𝗶𝗻 𝗰𝘂𝗶 𝘁𝗶 𝗱𝗲𝗱𝗶𝗰𝗵𝗲𝗿𝗮𝗶 𝗮𝗹 𝗳𝘂𝘁𝘂𝗿𝗼 e, arrivata quell’ora, lascia perdere le mail o i progetti incompleti. Ci sarà un sacco di tempo in seguito per portarli a termine. Ma non ci sarà mai tempo sufficiente per andare nel futuro.
Se corri sempre dietro alle priorità degli altri (dei clienti, dei tuoi responsabili o dei tuoi collaboratori) e non usi del tempo per fare le 𝗮𝘁𝘁𝗶𝘃𝗶𝘁𝗮̀ 𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗲𝗴𝗶𝗰𝗵𝗲, queste ultime diventeranno sempre più critiche fino a quando non si trasformeranno in vere e proprie 𝗰𝗿𝗶𝘀𝗶 𝗰𝗵𝗲 𝘀𝘁𝗿𝗮𝘃𝗼𝗹𝗴𝗲𝗿𝗮𝗻𝗻𝗼 𝗾𝘂𝗮𝗹𝘀𝗶𝗮𝘀𝗶 𝘁𝘂𝗮 𝗽𝗶𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝘇𝗶𝗼𝗻𝗲.
Le persone non formate fanno errori, le persone non motivate se ne vanno, la famiglia a cui non dedichi mai attenzione si sfalda.
Dedica almeno il 25 – 30% del tuo tempo alle attività strategiche e preventive inserendole in agenda come dei veri e propri appuntamenti.
Il tuo futuro dipende da te.
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