Aiutate le persone ad avere le giuste informazioni e faranno le cose giuste
James Belasco
Hai mai pensato all’importanza dell’organigramma?
E’ uno strumento spesso sottovalutato all’interno delle PMI, dopotutto
“l’azienda l’ho creata io e la conosco a memoria!“
Affermazione vera, ma in parte.
In primo luogo, per comprendere a fondo la sua importanza, dobbiamo ricordare la definizione: rappresentazione grafica degli organi di un’azienda in base alla loro organizzazione gerarchica.
Appare evidente come, in aziende strutturate (da 5 figure in su) sia fondamentale assegnare esplicitamente ed ufficialmente compiti e ruoli.
Il nostro lavoro quotidianamente richiede l’immagazzinamento di molteplici informazioni, perché sovraccaricarlo ulteriormente? Non lasciarlo nella tua mente!
Come creare un organigramma?
Al fine di creare in autonomia il nostro grafico basta seguire alcuni passaggi fondamentali.
Il primo è quello di separare i ruoli principali. Infatti, il ruolo di responsabile di produzione, di amministrazione e area commerciale non possono essere svolti dalla stessa persona.
Questo principio è applicabile in qualsiasi contesto lavorativo, soprattutto in aziende molto strutturate.
Il secondo mira ad identificare il risultato di ogni area, deve essere ben visibile e conosciuto da tutti.
Il terzo consiste nell’ indicare il responsabile e l’incaricato di ogni mansione: più saranno i dettagli inseriti, meno si verificheranno sovrapposizioni.
Il quarto riguarda la suddivisione delle mansioni: con la crescita dell’azienda aumenterà la mole di lavoro. Infatti, potrebbe essere necessario suddividere alcune mansioni inizialmente svolte da una persona sola. per assegnarle a più persone.
Il quinto, forse il più importante, riguarda le mansioni sospese: se non vuoi creare blocchi dovuti al mancato svolgimento di alcuni compiti, assicurati di averli inseriti ed assegnati tutti.
I 5 errori da non commettere
Infine, se vuoi creare il tuo organigramma dovrai fare attenzione ad alcuni punti.
Come prima attività dovrai stamparlo: l’organigramma deve essere stampato ed affisso in azienda, possibilmente anche più di uno.
Successivamente dovrai aggiornarlo con costanza: ogni volta in cui vengono apportate modifiche all’assegnazione dei ruoli l’organigramma deve essere aggiornato.
Inoltre, è fondamentale non interferire in altre aree: uno degli obiettivi dell’organigramma è creare ordine per non interferire in aree che non competono al nostro ruolo.
Ancora, non dobbiamo dimenticare il ruolo del responsabile: ogni area deve avere un responsabile che verifica e controlla l’andamento del suo dipartimento.
Per ultimo, ma non per importanza, troviamo gli indicatori numerici: indicare per ogni area una statistica per avere una visione oggettiva del suo andamento.
Non aspettare oltre, crea il tuo organigramma!
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